Administrative Office Manager - Bruxelles

Silversquare est une société en pleine expansion qui comprend 10 espaces de travail au design unique à Bruxelles, Zaventem, Liège et Luxembourg. Artistes et designers sont invités à donner un supplément d'âme à nos espaces de travail, car l'efficacité est une chose, mais l'atmosphère est tout aussi importante pour créer un environnement de travail propice à la productivité.
Au final, chaque lieu est unique et fait de Silversquare un écosystème basé sur la diversité.

En tant qu'espaces de coworking, nous ne sommes pas seulement des fournisseurs d'espace : nous améliorons les espaces de travail en étant le meilleur compagnon.
Silversquare est un agent de liaison entre les personnes, les compétences et les connaissances.

Silversquare est une communauté solide de 5000 membres entourés et animés par une équipe ouverte d'esprit de plus de 60 collaborateurs dévoués dont les personnalités font toute la différence et font de nos services la raison pour laquelle les gens viennent à Silversquare. L'équipe de Silversquare est le cœur du système. Professionnelle, pleine d'entrain et dynamique, elle harmonise et stimule l'esprit des espaces.

Le plaisir et l'amusement au travail occupent une place importante dans notre vie quotidienne. Car oui, nous travaillons dur, mais nous aimons aussi partager un verre lors de nos after-works et de nos rencontres !

Le secteur du coworking est en plein essor et Silversquare continue de se développer. Dans le cadre de notre développement, nous sommes à la recherche d'un Administrative Office Manager NL / EN / FR.

Nous recherchons une personne structurée et collaborative, responsable de toutes les tâches administratives et de coordination dans un espace de coworking. Une personne qui soutiendra le responsable des ventes dans le processus de vente en encodant les contrats entrants et en assurant la liaison avec les clients pour se conformer à notre processus KYC. Quelqu'un qui collaborera avec le Community Office Manager en maintenant le CRM à jour et en soutenant le coworking dans toutes les questions des clients. Vous serez en charge de la facturation des clients et de la vérification de la réception des paiements, ainsi que de la gestion des factures des fournisseurs.

En tant qu'Administrative Office Manager, vous êtes responsable de l'organisation du processus administratif au sein de votre espace de coworking. Avec votre équipe, vous gérez le coworking de manière autonome.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Soutenir le Sales Manager dans la saisie, la coordination et la gestion des contrats en collaboration afin d'assurer la prestation des services convenus par le coworking.
• Effectuer les tâches administratives liées à l'accueil et à au départ des membres. Collaborer avec l'Office Manager et s'assurer qu'il dispose de toutes les informations nécessaires à l'accueil des nouveaux arrivants.
• Bonne compréhension du travail de l'Office manager et prise en charge de l'accueil à 30% de votre temps.
• Veiller au respect du processus KYC - Gérer le flux d'informations KYC en recherchant, demandant, enregistrant et analysant les données et les informations. Avec un flux régulier d'informations et en menant des évaluations des risques de conformité.
• Effectuer des évaluations régulières en ce qui concerne le processus de facturation et de conformité.
• Émettre des factures et vérifier la réception des paiements.
• Contrôler et traiter les demandes de facturation dans les délais impartis.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers des ventes et des clients
• Contacter les clients pour obtenir des informations manquantes ou répondre à des questions.
• Vérifier l'exactitude des données dans les données CRM, les commandes et les factures.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour garantir des livraisons en temps voulu et traiter les factures entrantes.
• Contribuer à la résolution des problèmes par un traitement efficace des plaintes et des réclamations
• Soutenir le chef de bureau dans toutes les tâches administratives
• Préparer et contribuer à la production de rapports et de statistiques ainsi que de données comptables mensuelles.
  

• Maîtrise du néerlandais, du français et de l'anglais
• Personnalité dynamique
• Esprit d'équipe
• Solides compétences en communication verbale et interpersonnelle
• Sens du service et orientation client
• Autonome
• Organisé et ponctuel
• Multitâche et gestion de la pression
• Motivé
• Flexible
• Mentalité pratique
• Compétences Microsoft Office