Waarom vergaderruimtes niet overbodig zijn
Vergaderingen behoren wellicht tot de kenmerkendste kantoorrituelen van de voorbije 40 jaar. Ze kunnen in dat opzicht vergeleken worden met de productielijnen in fabrieken van de voorbije decennia of met telewerk tijdens de coronapandemie. Dankzij computers, webcams, smartphones, software voor videoconferenties en een grotere vertrouwdheid met al die communicatiemiddelen waren vergaderingen op afstand het voorbije jaar alomtegenwoordig. Ze evolueerden bovendien van een vervelend alternatief naar een betrouwbare noodoplossing.
Door de pandemie waren persoonlijke vergaderingen vaak niet mogelijk, maar dat betekent niet dat ze verdwenen zijn. Ook in de toekomst zal de behoefte aan persoonlijke interactie en vergaderruimtes blijven bestaan. De mens staat immers waar hij vandaag staat dankzij 200.000 jaar sociale evolutie.
Vergaderruimtes: dé plek om samen te werken en te creëren
Vergaderingen op afstand voelen vaak gericht en efficiënt aan. Tegelijk werken ze vervreemdend. Na afloop stellen we ons dan ook vaak de vraag wat er nu precies ontbrak.
Van thuis uit werken kan het proces van creativiteit en innovatie, dat vaak de basis vormt voor de troeven van veel bedrijven, heel wat moeilijker maken. Met creativiteit bedoelen we het vermogen om nieuwe ideeën te produceren, en met innovatie het vermogen om die in de praktijk om te zetten. Een belangrijk aspect van het innovatieproces is echter dat het vrijwel altijd gekoppeld is aan samenwerking en teamwork. Bovendien droogt de stroom aan nieuwe ideeën niet op zolang het team zich in een optimale omgeving bevindt – zoals een vergaderruimte – waar ze zich kunnen uitdrukken en hechte relaties kunnen opbouwen.
Maar waarom is het zo belangrijk om over een ruimte te beschikken waar je jezelf professioneel kunt uitdrukken? Omdat non-verbale communicatie een belangrijke rol speelt. Dat gaat van onze toon en houding tot onze gelaatsuitdrukkingen.
Non-verbale signalen creëren en bouwen een interactie met de anderen en geven informatie door die essentieel is voor onze communicatie en een correcte interpretatie ervan.
Nadelen van virtuele vergaderingen
Mensen zijn sociale wezens. Het ligt in onze aard om contact te zoeken met elkaar, en dat is zelfs een essentieel element geworden om onze identiteit en ons dagelijks leven vorm te geven.
In een virtuele vergadering zijn er vaak minder (tot geen) mogelijkheden om spontaan te zijn en lichaamstaal, gelaatsuitdrukkingen en gebaren te gebruiken om non-verbaal te communiceren. De meeste experts zijn het erover eens dat 70 tot 93% van alle communicatie non-verbaal gebeurt. Er gaat dan ook heel wat communicatie verloren door het toenemende belang van virtuele vergaderingen. Dat beperkt onze capaciteit om de emoties van anderen te begrijpen en kan leiden tot meer misverstanden en wantrouwen.
Direct contact met anderen maakt het mogelijk om bij te leren aan de hand van modellering (kijken hoe anderen het doen). Dat is de belangrijkste manier waarop we leren wat we weten en vooral wat we kunnen. Het geeft ons de mogelijkheid om relaties tussen anderen te observeren, ze te begrijpen en de context te interpreteren.
Als we bovendien rekening houden met de groei van ondernemingen, zien we dat er maar heel zelden overeenkomsten worden gesloten zonder voorafgaande persoonlijke ontmoetingen. Hechte relaties opbouwen met klanten en prospecten is zelfs een vitale factor voor het succes van elk bedrijf.
Silversquare biedt unieke coworking spaces in België & Luxemburg. Deze ruimtes zijn specifiek ontworpen voor professionals die op zoek zijn naar efficiëntie, doelgerichtheid en relaties van de hoogste kwaliteit. Het doel? Werkomgevingen aanreiken om de ondernemingen en community's van morgen te ondersteunen en te helpen. Hiertoe beschikt Silversquare over liefst 85 vergaderruimtes, die plaats bieden aan 2 tot 150 personen. Alle Silversquare-leden kunnen gratis gebruikmaken van de vergaderruimtes tot vier personen.