Performance et bien-être : SQ reinvente son organisation

Un besoin de repenser en profondeur l’organisation opérationnelle
« En 2021, nous avons observé des signes de fatigue parmi nos collaborateurs », explique Alexandre Ponchon, cofondateur de Silversquare. « Quand une organisation constate ce genre de signaux, elle ne peut pas les ignorer. Nous avons alors fait appel à un auditeur externe qui s’est entretenu avec chaque membre de l’équipe.
Ces entretiens ont révélé que nos équipes étaient confrontées à deux difficultés récurrentes : un sentiment d’isolement par rapport au reste de l’équipe et une trop grande diversité de rôles attribuée à chacun.
Ces points ont été amplifiés par la crise sanitaire (absences de membres de l’équipe) mais également par l’implémentation de lois et directives gouvernementales générant des lourdeurs administratives (compliance, digitalisation... sans valeur ajoutée pour nos membres).
La forte croissance de Silversquare et sa répartition géographique ont aussi renforcé le besoin de réinventer l’organisation.

Le terrain de jeu s’élargit, les tâches sont recentrées
Les 7 SQ de Bruxelles s’organisent désormais au sein de 2 clusters : Nord et Sud. Le staff opérationnel circule d’un coworking à l’autre (à l’intérieur de son cluster) et le community manager est le référent permanent de son coworking.
L’objectif de cette nouvelle organisation est de privilégier l’essence du métier de Silversquare : le service aux membres.
Jusqu’à présent, chaque employé d’une équipe locale gérait de façon autonome l’ensemble des tâches de son coworking : une fonction riche et variée. En gros, tout le monde faisait tout.
Aujourd’hui, les rôles sont attribués en fonction des aptitudes et souhaits de chacun et mutualisés au sein d’un cluster, augmentant ainsi l’efficacité et la fluidité du travail.
« Le travail de chaque personne de l’équipe sera dédié pendant 2/3 de son temps à son domaine de prédilection (admin, commercial ...) et 1/3 de son temps à l’accueil, l’Hospitality », explique Margaux Vandenbossche, responsable opérationnelle. « Cette organisation induit une répartition du travail par compétences, plus efficace, améliorant ainsi le bien-être des employés et les rendant donc plus disponibles pour les membres. »

Le remodelage de l’organisation est pensé par les équipes, pour les équipes
« SQ est une entreprise collaborative : nous avons créé un groupe de travail représentatif sous la houlette d’un facilitateur, spécialiste du change management », explique Alexandre Ponchon
«Au cours d’une série de workshops, nous avons « pétri » ensemble cette nouvelle organisation. Nous sommes partis du besoin de mettre nos membres au cœur de notre système. Nous avons donc cherché à soulager les équipes locales pour qu’elles se concentrent davantage sur l’Hospitality. »
Autrefois 3 personnes travaillaient pour un coworking, désormais 9 personnes travaillent pour un cluster.
Le community manager devient la pierre angulaire du coworking : il est basé en permanence dans l’espace dédié, se concentre sur l’accueil des membres, la bonne gestion de son espace et l’animation de la communauté. Les autres membres de l’équipe sont mobiles et spécialisés en fonction de leur domaine de compétence.

Une organisation dédiée au service à la communauté
Tout d’abord performance et bien-être du staff vont de pair. En permettant à chacun de se concentrer sur des tâches dédiées, les équipes sont plus efficaces, plus sereines et à l’écoute des membres.
La nouvelle organisation permet de se recentrer sur le cœur de métier : l’Hospitality. Les membres seront mieux accompagnés dans leur croissance et les problématiques qu’ils rencontrent.

Certains silos sont brisés et on ouvre les coworkings sur la communauté élargie du cluster : l‘itinérance et la création de liens sont facilitées.
Du coup, on peut aisément créer des évènements transversaux, dit « crossworking »(!). Le cluster favorise le brassage des coworkers et élargit les opportunités de networking.

Cette transformation met la création de liens au cœur du métier de coworking. Elle est à l’image de Silversquare: innovante, centrée sur l’humain, la fluidité, l’agilité. Ces qualités sont indispensables pour le futur, d’autant que les coworkings Silversquare sont aujourd’hui de plus en plus prisés par un nouveau type de client : les moyennes et grandes entreprises. Celles-ci apportent encore de nouvelles ouvertures et opportunités de création de liens pour tous.