Prestaties en welzijn: SQ vindt zijn organisatie opnieuw uit

De noodzaak om de operationele organisatie grondig te herzien
"In 2021 constateerden we tekenen van vermoeidheid bij onze medewerkers", legt Alexandre Ponchon, medeoprichter van Silversquare, uit. "Wanneer een organisatie dit soort signalen opmerkt, kan ze die niet negeren. Dus hebben we een externe accountant ingeschakeld die met elk lid van het team heeft gesproken.

Uit deze gesprekken bleek dat onze teams met twee terugkerende problemen te kampen hadden: een gevoel van isolatie ten opzichte van de rest van het team en een te grote diversiteit in de rollen die aan iedereen waren toebedeeld.

Deze punten werden versterkt door de gezondheidscrisis (afwezigheid van teamleden) maar ook door de uitvoering van wetten en overheidsrichtlijnen die administratieve lasten veroorzaken (naleving, digitalisering... zonder toegevoegde waarde voor onze leden).

De sterke groei en geografische spreiding van Silversquare hebben ook de noodzaak versterkt om de organisatie opnieuw uit te vinden.

Het speelveld breidt zich uit, taken worden geheroriënteerd
De 7 QS in Brussel zijn nu georganiseerd in 2 clusters: Noord en Zuid. De operationele medewerkers verhuizen van het ene coworking center naar het andere (binnen hun cluster) en de community manager is de permanente contactpersoon voor zijn of haar coworking center.

Het doel van deze nieuwe organisatie is zich te concentreren op de essentie van het bedrijf Silversquare: dienstverlening aan de leden.

Tot nu toe beheerde elke medewerker van een lokaal team zelfstandig alle taken van zijn of haar coworking space: een rijke en gevarieerde functie. Eigenlijk deed iedereen alles.

Tegenwoordig worden rollen toegewezen volgens de vaardigheden en wensen van elk individu en binnen een cluster gebundeld, waardoor de efficiëntie en de doorstroming van het werk toenemen.

"Het werk van elke persoon in het team zal voor 2/3 van hun tijd gewijd zijn aan hun voorkeursgebied (administratie, verkoop, enz.) en 1/3 van hun tijd aan receptie en gastvrijheid", legt Margaux Vandenbossche, operationeel manager, uit. "Deze organisatie leidt tot een efficiëntere verdeling van het werk naar vaardigheden, waardoor het welzijn van de werknemers verbetert en zij meer beschikbaar zijn voor de leden.

De hervorming van de organisatie wordt ontworpen door de teams, voor de teams.
"SQ is een samenwerkingsbedrijf: we hebben een representatieve werkgroep opgericht onder leiding van een facilitator, een specialist in veranderingsmanagement," legt Alexandre Ponchon uit.

"Tijdens een reeks workshops hebben we deze nieuwe organisatie samen "gekneed". Wij zijn uitgegaan van de noodzaak om onze leden centraal te stellen in ons systeem. Daarom hebben wij getracht de lokale teams te ontlasten, zodat zij zich meer op Gastvrijheid konden richten.

Vroeger werkten er 3 mensen voor een coworking, nu werken er 9 mensen voor een cluster.

De community manager wordt de hoeksteen van coworking: hij is permanent gevestigd in de daarvoor bestemde ruimte en concentreert zich op het onthaal van de leden, het beheer van de ruimte en het animeren van de gemeenschap. De andere teamleden zijn mobiel en gespecialiseerd volgens hun vakgebied.

Een organisatie ten dienste van de gemeenschap
In de eerste plaats gaan prestaties en het welzijn van het personeel hand in hand. Doordat iedereen zich kan concentreren op specifieke taken, zijn de teams efficiënter, serener en hebben ze meer aandacht voor de leden.

Dankzij de nieuwe organisatie kunnen wij ons opnieuw concentreren op onze kernactiviteit: Hospitality. De leden zullen beter worden ondersteund in hun groei en de problemen die zij tegenkomen.

Bepaalde silo's zijn doorbroken en de coworking spaces zijn opengesteld voor de bredere gemeenschap van de cluster: itinerancy en het leggen van verbindingen zijn gemakkelijker gemaakt.

Bijgevolg is het gemakkelijk om kruisende gebeurtenissen(!) te creëren. De cluster bevordert de vermenging van collega's en verruimt de netwerkmogelijkheden.

Deze transformatie stelt het creëren van banden centraal in het coworking-vak. Het weerspiegelt het imago van Silversquare: innovatief, mensgericht, vloeiend en wendbaar. Deze kwaliteiten zijn essentieel voor de toekomst, vooral omdat de coworking spaces van Silversquare nu steeds populairder worden bij een nieuw type klant: middelgrote en grote bedrijven. Deze bedrijven bieden nog steeds nieuwe openingen en mogelijkheden om verbindingen voor iedereen tot stand te brengen.