Office Manager - Liberté

Silversquare est une société en pleine expansion qui comprend 12 espaces de travail au design unique au Luxembourg et en Belgique. Artistes et designers sont invités à donner un supplément d'âme à nos espaces de travail, car l'efficacité est une chose, mais l'atmosphère est tout aussi importante pour créer un environnement de travail propice à la productivité.
Au final, chaque lieu est unique et fait de Silversquare un écosystème basé sur la diversité.

En tant qu'espaces de coworking, nous ne sommes pas seulement des fournisseurs d'espace : nous améliorons les espaces de travail en étant le meilleur compagnon.
Silversquare est un agent de liaison entre les personnes, les compétences et les connaissances.

Silversquare est une communauté solide de 5000 membres entourés et animés par une équipe ouverte d'esprit de plus de 60 collaborateurs dévoués dont les personnalités font toute la différence et font de nos services la raison pour laquelle les gens viennent à Silversquare. L'équipe de Silversquare est le cœur du système. Professionnelle, pleine d'entrain et dynamique, elle harmonise et stimule l'esprit des espaces.

Le plaisir et l'amusement au travail occupent une place importante dans notre vie quotidienne. Car oui, nous travaillons dur, mais nous aimons aussi partager un verre lors de nos after-works et de nos rencontres !

Nous recherchons un entrepreneur dans l'âme, plein d'ambition, qui sait s'approprier ses projets. Quelqu'un qui sait créer des opportunités et les concrétiser. Quelqu'un de commercial et d'accueillant, quelqu'un d'amusant et de vivant, qui sait écouter pour comprendre les besoins de ses clients. Quelqu'un qui rêve de réaliser un projet de A à Z, en collaboration avec son équipe.

En tant qu'Office Manager, vous êtes le cœur et l'âme de votre espace de coworking. Vous aurez tous les deux la pleine responsabilité des opérations quotidiennes. Office Manager, alias "OM", pourrait également être l'acronyme de "Magiciens opérationnels". Vous ferez en sorte que la magie opère dans votre espace de coworking !

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Apporter un sourire à tous les membres et visiteurs
• Créer un environnement chaleureux et accueillant et assurer un service à la clientèle exceptionnel.
• Gérer la communauté, développer les relations avec les membres (en organisant des événements locaux, des opportunités de réseautage...) et accueillir et coordonner les réunions des membres.
• Traiter le courrier des membres et les services de réception (réception des colis, tri du courrier, accueil des clients...)
• Traiter les plaintes et résoudre les problèmes des membres en collaboration avec les équipes de soutien, les partenaires et les fournisseurs (informatique, logistique, maintenance...).

En complément, vous aurez les responsabilités partagées suivantes

• L'accueil des nouveaux membres
• Assurer la communication à travers le coworking, les newsletters et les canaux de médias sociaux
• Assurer un service client et un environnement de travail exceptionnels
• Réviser les contrats en accord avec la politique de conformité
• Gérer la facturation (créer des factures et des notes de crédit, vérifier la facturation (frais et adhésion) avant d'envoyer les factures) Contrôler et traiter les demandes de facturation en temps voulu
• Gérer les réservations de salles de réunion et d'espaces événementiels, coordonner avec les partenaires les besoins des clients (restauration, services supplémentaires...) et assurer une installation sans heurts le jour de l'événement.
• Conformité
• Contribuer à l'amélioration continue de nos services et identifier les nouveaux services souhaités
• Soutien aux ventes en collaboration avec les Business Managers

• Maîtrise du français et de l'anglais, l'allemand et/ou le luxembourgeois sont des atouts supplémentaires. 
• Personnalité dynamique 
• Très social et orienté vers les gens 
• Solides compétences en communication verbale 
• Sens du service et de la communauté 
• Esprit d'équipe 
• Capacité à travailler de manière indépendante 
• Multitâche et sens de l'organisation 
• Mentalité pratique 
• proactivité 
• Forte capacité à gérer la pression 
• Flexible 
• Ouvert à l'innovation et à la réflexion hors des sentiers battus 
• Souci du détail 
• Capacité à travailler avec les outils Microsoft Office