Office Manager - Luxemburg

Silversquare is een snelgroeiend bedrijf dat bestaat uit 12 uniek ontworpen werkruimtes in Brussel, Antwerpen, Luik, Louvain-La-Neuve, Zaventem and Luxemburg. Kunstenaars en ontwerpers worden uitgenodigd om onze werkruimtes een extra ziel te geven, want efficiëntie is één ding, maar sfeer is net zo belangrijk om een werkomgeving te creëren die de productiviteit ten goede komt.
Uiteindelijk is elke locatie uniek en maakt Silversquare een ecosysteem gebaseerd op diversiteit.

Als coworking spaces zijn we niet alleen ruimteaanbieders: we versterken de werkplekken door de beste begeleider te zijn.
Silversquare is een bindmiddel tussen mensen, vaardigheden en kennis.

Silversquare is een stevige community van 5000 leden, omringd en geanimeerd door een open-minded team van meer dan 60 gedreven medewerkers wiens persoonlijkheden het verschil maken en onze diensten de reden zijn waarom mensen naar Silversquare komen. Het Silversquare team is het hart van het systeem. Professioneel, levendig en dynamisch, ze harmoniseren en stimuleren de geest van de ruimtes.

Plezier in het werk heeft een belangrijke plaats in ons dagelijks leven. Want ja, we werken hard, maar delen ook graag een drankje tijdens onze after-works en events!

Wij zijn op zoek naar een ondernemer, vol ambitie, die weet hoe hij zijn projecten in eigen hand moet nemen. Iemand die kansen weet te creëren en ze waar weet te maken. Iemand die commercieel en gastvrij is, iemand die leuk en levendig is, die weet hoe hij moet luisteren om de behoeften van zijn klant te begrijpen. Iemand die ervan droomt om een project van A tot Z uit te voeren, in samenwerking met zijn team.

Als Office Manager bent u het hart en de ziel van uw coworking space. Jullie zijn beiden volledig verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Office Manager, alias "OM", zou ook de initialen van "Operational Magicians" kunnen zijn. U zorgt voor de magie in uw coworking!

BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN

• Een glimlach brengen aan alle leden en bezoekers
• Een warme en gastvrije omgeving creëren en zorgen voor een uitstekende klantenservice
• Het beheren van de gemeenschap, het ontwikkelen van relaties met leden (door het organiseren van lokale evenementen, netwerkmogelijkheden...) en het organiseren en coördineren van ledenbijeenkomsten
• De post van leden en receptiediensten afhandelen (pakketjes aannemen, post sorteren, klanten verwelkomen...)
• Klachten behandelen en problemen van leden oplossen in samenwerking met supportteams, partners en leveranciers (IT, logistiek, onderhoud...) 

Daarnaast heb je de volgende gedeelde verantwoordelijkheden

• Inwerken van nieuwe leden
• Zorgen voor communicatie via de coworking-, nieuwsbrieven en social media-kanalen
• Zorgen voor een uitstekende klantenservice en werkomgeving
• Beoordelen van de contracten in overeenstemming met het compliancebeleid
• De facturatie beheren (facturen en creditnota's aanmaken, het verloop van de facturen controleren (vergoedingen en lidmaatschap) alvorens de facturen te versturen) De factureringsverzoeken opvolgen en tijdig behandelen
• Het beheren van reserveringen voor vergaderzalen en evenementruimten, coördineren met partners over de behoeften van de klant (catering, aanvullende diensten...) en zorgen voor een vlotte opbouw op de dag van het evenement.
• Naleving
• Bijdragen aan voortdurende verbetering van onze diensten 

• Vloeiend in Nederlands, Engels en Frans
• Levendige persoonlijkheid
• Sociaal en mensgericht
• Sterke verbale communicatievaardigheden
• Servicegericht en gemeenschapsgericht
• Teamspeler
• Vermogen om zelfstandig te werken
• Multitasking en organisatorische vaardigheden
• Hands-on mentaliteit
• Proactief
• Sterk vermogen om met druk om te gaan
• Flexibel
• Openstaan voor innovatie en buiten de gebaande paden denken
• Aandacht voor details
• Kunnen werken met Microsoft Office tools